Konfiguration

Dieser Artikel zeigt die Reiter der Konfiguration, mit besonderem Augenmerk auf den unternehmensweiten Haftungsausschluss.

Sie finden die Konfiguration im Menü unter „Konfiguration”. Dieser Bereich steht der Rolle Administrator offen, siehe Berechtigungen. Rufen Sie die Seite ohne diese Rolle direkt über ihre Adresse auf, leitet die Anwendung Sie kommentarlos zum Dashboard um, ohne Fehlermeldung.

Jeder Bereich speichert für sich, mit eigenem Speichern-Button. Eine unvollständige Angabe in einem Bereich blockiert das Speichern der übrigen nicht.

Unternehmensdaten

Firmenname, Anschrift, Umsatzsteuer-ID, Ansprechpartner und das Logo Ihres Unternehmens. Straße, PLZ, Ort sowie Vorname und Nachname des Ansprechpartners sind Pflichtfelder, die Umsatzsteuer-ID ist optional. Der Firmenname selbst ist hier nur zur Anzeige, Sie können ihn an dieser Stelle nicht ändern.

Protokolle

Drei unabhängige, getrennt speicherbare Bereiche:

• Haftungsausschluss. Ein unternehmensweiter Text für Prüfprotokolle, Einzelprüfprotokolle, Prüfberichte und alle Prüfformulare ohne eigenen Text. Auf dem gedruckten Einzelprüfprotokoll erscheint er unterhalb der Kriterien.
• Prüfprotokoll-Nummer. Nummeriert das Einzelprüfprotokoll: ein Schalter zum Drucken der Nummer, eine Vorlage für den Nummernkreis mit einfügbaren Bausteinen für Jahr, Monat, Tag, Prüfer-Initialen und laufende Nummer, sowie ein Schalter, der die laufende Nummer mit jedem Jahresbeginn neu beginnen lässt. Eine Live-Vorschau zeigt ein Beispiel mit den aktuellen Bausteinen.
• Firmenstempel. Ein Bild-Upload für Stempel oder Unterschrift, ebenfalls für den Druck von Prüfprotokollen und Prüfberichten.

Haftungsausschluss

Der Haftungsausschluss gilt für Prüfprotokolle, Einzelprüfprotokolle, Prüfberichte und alle Prüfformulare ohne eigenen Text. Ein einzelnes Prüfformular kann einen abweichenden Text festlegen, der dann anstelle dieses Textes gilt. Wie dieser abweichende Text am Prüfformular funktioniert, zeigt der Artikel Maßnahmen und Haftungsausschluss im Kapitel Stammdaten.

Dort steht auch: Wer die Konfiguration nicht einsehen darf, sieht den unternehmensweiten Haftungsausschluss beim Bearbeiten eines Prüfformulars nicht. Die Anwendung druckt ihn trotzdem.

Mail-Server

Diese Einstellungen legen fest, über welchen Mailserver die Anwendung E-Mails versendet, etwa die Wochenübersicht zu Prüfungen und Ablegereife.

Die Seite weist einleitend darauf hin, dass Sie einen eigenen Mailserver für den E-Mail-Versand verwenden können, dieser aber eine große Anzahl an E-Mails zuverlässig verarbeiten können muss und Certado bei einem eigenen Mailserver keine Gewähr für die Zustellung übernimmt.

Die Felder im Einzelnen:

• Antwort-Adresse — die E-Mail-Adresse, an die Antworten Ihrer Kunden gehen. Ein Knopf leert das Feld.
• Eigenen Server verwenden — ein Schalter. Erst wenn er an ist, lassen sich die folgenden Felder ausfüllen: Absender-E-Mail, Hostname, Port, eine Checkbox für TLS, Benutzername und Passwort. Ohne eigenen Server bleiben diese Felder gesperrt.
• Passwort — die Anwendung zeigt das hinterlegte Passwort nie an, sondern nur den Hinweis, ob bereits eines gespeichert ist. Lassen Sie das Feld leer, behält die Anwendung ein vorhandenes Passwort bei.

Eine Statuszeile zeigt je nach Zustand „Bitte alle Pflichtfelder ausfüllen.“, „Nicht gespeicherte Änderungen.” oder „Alle Einstellungen gespeichert.”

Über die Schaltfläche „Test-Mail senden” schicken Sie eine Test-Mail an Ihre eigene E-Mail-Adresse. Sie steht erst zur Verfügung, wenn das Formular gültig ist und, bei aktiviertem eigenem Server, Absenderadresse, Hostname und Port ausgefüllt sind. Bei Erfolg nennt die Bestätigung der Anwendung genau diese Adresse, ein Fehlschlag zeigt „Test-Mail konnte nicht versendet werden.” Schlägt das Speichern der Konfiguration fehl, zeigt die Anwendung „Konfiguration konnte nicht gespeichert werden.”

Öffentlicher Statusabruf

In diesem Reiter hinterlegen Sie die Datenschutzerklärung für den öffentlichen Statusabruf und verwalten die Zugangsschlüssel, mit denen Ihre Kunden den Prüfstatus ohne eigenes Konto abrufen. Den Ablauf zeigt Öffentlicher Statusabruf.

Kunden-API

Diesen Reiter sehen Sie nur, wenn die Kunden-API für Ihr Konto freigeschaltet ist. Hier legen Sie die API-Schlüssel an, mit denen Ihre eigenen Systeme Daten aus Certado abrufen. Den Ablauf zeigt Kunden-API.

Rechnungen

Eine durchsuchbare Liste Ihrer Rechnungen mit Nummer, Datum, Status und Betrag, mit Download als PDF. Zusätzlich pflegen Sie hier eine abweichende Rechnungsanschrift, falls Rechnungen an eine andere Adresse als Ihre Unternehmensanschrift gehen sollen.