Aufträge

Dieser Artikel zeigt, wie Sie fällige Prüfungen Ihrer Kunden als Aufträge führen. Sie fragen den Auftrag beim Kunden an, erfassen ihn und planen den Prüftermin.

Wo Sie die Seite finden

Sie finden die Seite im Hauptmenü unter „CRM” mit dem Unterpunkt „Aufträge”. Die Seite selbst trägt die Überschrift „Auftragsmanagement”.

Der Unterpunkt erscheint nur, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind:

• Ihr Unternehmen nutzt die Zusatzfunktion CRM und zusätzlich das Auftragsmanagement.
• Sie haben die Rolle CRM oder Administrator. Die Rolle Arbeitsbereichs-Administrator allein reicht nicht, siehe Berechtigungen.

Was ein Vorgang ist

Ein Vorgang fasst die fälligen Artikel eines Materialsatzes zusammen. Zu welchem Kunden der Materialsatz gehört, bestimmt sein Arbeitsbereich über das Feld „Kunde”, siehe Arbeitsbereiche. Ein Materialsatz in einem Arbeitsbereich ohne Kunden erscheint hier nicht.

Ein Artikel gilt als fällig, wenn seine nächste Prüfung innerhalb des Vorlaufs des Kunden liegt. Den Vorlauf legt das Feld „Anzahl Tage vor Prüfung benachrichtigen” fest, siehe Kunden-Prüfeinstellungen. Ohne eigene Angabe gelten 30 Tage. Überfällige Artikel zählen immer. Archivierte Artikel zählen nicht. Artikel eines nicht prüfungsrelevanten Produkts zählen ebenfalls nicht, weil sie keinen nächsten Prüftermin haben, siehe Nicht prüfungsrelevante Produkte.

Sie sehen nur Vorgänge aus Arbeitsbereichen, die für Sie sichtbar sind.

Ein Vorgang durchläuft diese Zustände:

• Fällig · ohne Auftrag. Die Prüfung steht an, beim Kunden ist noch nichts geschehen.
• Angefragt. Sie haben den Kunden um den Auftrag gebeten.
• Beauftragt. Der Kunde hat den Auftrag erteilt. Der Vorgang trägt jetzt eine Auftragsnummer in der Form A-2026-001.
• Terminiert. Der Prüftermin steht fest.
• Durchgeführt. Der Auftrag ist erledigt. Die Liste zeigt ihn nicht mehr.
• Zurückgestellt. Sie haben den Vorgang aus der aktiven Bearbeitung genommen.

Die Übersicht

Oben stehen vier Kacheln mit der Zahl der Vorgänge je Zustand. Die Kachel „Fällig ohne Auftrag” nennt zusätzlich, wie viele davon überfällig sind. Ein Klick auf eine Kachel öffnet den passenden Reiter.

Die Reiter heißen „Alle”, „Ohne Auftrag”, „Angefragt”, „Beauftragt”, „Terminiert” und „Zurückgestellt”. Über der Tabelle grenzen Sie die Liste auf einen Kunden ein. Das Suchfeld findet Vorgänge über den Kunden, die Auftragsnummer oder die Bestellnummer des Kunden.

Die Tabelle zeigt je Vorgang die Auftragsnummer, den Kunden, den Prüfumfang mit Anzahl der Artikel und Materialsatz, das Fälligkeitsdatum, den Zustand, das Datum des erteilten Auftrags und den Prüftermin. Die Reihenfolge ist fest, die dringendsten Vorgänge stehen oben.

Die Schaltfläche „Prüfungskalender” oben rechts öffnet den Kalender.

Der Detailbereich

Ein Klick auf eine Zeile öffnet rechts den Detailbereich. Er zeigt:

• Auftragsstatus. Die Stufen von Fällig bis Durchgeführt. Ein zurückgestellter Vorgang steht auf der Stufe Angefragt und nennt den Grund und die Wiedervorlage.
• Kunde und Prüfumfang. Kunde, Kunden-Nr., Ort, Prüfumfang und Fälligkeit.
• Auftrag und Termin. Die Angaben aus dem erfassten Auftrag und dem geplanten Termin, sobald es sie gibt. Leere Bemerkungen entfallen.
• Nächster Schritt. Die Schaltflächen, die im aktuellen Zustand möglich sind.
• Verlauf. Jeder Schritt mit Datum und dem Benutzer, der ihn ausgeführt hat.

Anfrage senden

Mit der Anfrage bitten Sie den Kunden per E-Mail um den Prüfauftrag. Die E-Mail geht an die Ansprechpartner des Arbeitsbereichs.

1. Setzen Sie in der Tabelle den Haken bei einem oder mehreren Vorgängen. Über der Tabelle erscheint eine Leiste mit den möglichen Schritten.
2. Klicken Sie auf „Anfrage senden”. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn alle ausgewählten Vorgänge ohne Auftrag, angefragt oder zurückgestellt sind.
3. Der Dialog nennt die Empfänger und belegt Betreff und Nachricht mit einem Vorschlag vor. Passen Sie beide bei Bedarf an. Beide Felder sind Pflicht.
4. Klicken Sie auf „Anfrage senden”.

Über der Liste meldet die Anwendung, an wie viele der ausgewählten Vorgänge die Anfrage hinausging. Vorgänge, bei denen das nicht gelang, führt sie mit dem Grund auf. Der häufigste Grund ist ein Arbeitsbereich ohne Ansprechpartner. Tragen Sie dann eine Adresse am Arbeitsbereich ein und senden Sie erneut.

Hat der Kunde auf eine Anfrage nicht reagiert, finden Sie im Detailbereich die Schaltfläche „Erinnerung senden”. Der Dialog ist derselbe.

Auftrag erfassen

Hat der Kunde den Auftrag erteilt, halten Sie das fest. Das geht bei einem Vorgang, der noch nicht beauftragt oder terminiert ist.

1. Wählen Sie genau einen Vorgang aus und klicken Sie auf „Auftrag erfassen”. Alternativ nutzen Sie die gleichnamige Schaltfläche im Detailbereich.
2. Füllen Sie die Felder aus:
   • Bestell- / Auftrags-Nr. des Kunden. Optional.
   • Erteilt durch. Pflichtfeld. Die Person, die den Auftrag erteilt hat.
   • Erteilt am. Mit dem heutigen Datum vorbelegt.
   • Eingangskanal. E-Mail, Telefon, Kundenportal oder Schriftlich. Mit E-Mail vorbelegt.
   • Bemerkung. Optional.
3. Klicken Sie auf „Auftrag erfassen”.

Der Vorgang erhält eine Auftragsnummer und wechselt in den Zustand Beauftragt.

Prüftermin planen

Für einen beauftragten Vorgang planen Sie den Prüftermin.

1. Wählen Sie genau einen beauftragten Vorgang aus und klicken Sie auf „Terminieren”. Alternativ nutzen Sie die gleichnamige Schaltfläche im Detailbereich.
2. Füllen Sie die Felder aus:
   • Prüftermin. Pflichtfeld.
   • Uhrzeit. Mit 09:00 vorbelegt.
   • Prüfer. Klicken Sie die Prüfer an, die den Termin wahrnehmen. Mindestens einer ist Pflicht.
   • Durchführungsort. „Vor Ort beim Kunden” ist vorausgewählt. Hat der Arbeitsbereich eine Niederlassung, steht sie mit Name und Anschrift zur Wahl. „Anderer Ort” blendet das Pflichtfeld „Ort” ein.
   • Bemerkung. Optional.
   • Terminbestätigung senden. Vorausgewählt. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
3. Klicken Sie auf „Termin speichern”.

Wählen Sie die Niederlassung, hält die Anwendung deren Anschrift zum Zeitpunkt der Planung fest. Zieht die Niederlassung später um, bleibt der Termin an der vereinbarten Anschrift.

Einen geplanten Termin ändern Sie im Detailbereich über „Termin ändern”. Der Dialog übernimmt die bisherigen Angaben.

Ein terminierter Auftrag erscheint am Tag des Prüftermins im Kalender. Die eingeplanten Prüfer finden ihn dort auch über den Filter „Meine Prüfungen”. Aus dem Kalender öffnen sie die Seite des Prüfauftrags mit den anstehenden Artikeln und starten dort die Prüfung. Die Rolle CRM brauchen sie dafür nicht.

Terminbestätigung

Ist „Terminbestätigung senden” gesetzt, verschickt die Anwendung nach dem Speichern eine E-Mail. Sie geht an die Ansprechpartner des Arbeitsbereichs und an die ausgewählten Prüfer. Das gilt beim Planen und beim Ändern eines Termins.

Die E-Mail enthält Auftrag, Materialsatz, Datum, Uhrzeit, Ort, Prüfer und Bemerkung. Die Ansprechpartner erhalten eine Bestätigung an den Kunden. Die Prüfer erhalten eine eigene Fassung, die sie über den Einsatz informiert. Ist ein Prüfer zugleich Ansprechpartner, erhält er nur eine E-Mail, die Fassung für den Kunden.

Über der Liste meldet die Anwendung das Ergebnis:

• Die Bestätigung ging an alle Empfänger. Die Meldung erscheint grün.
• Die Bestätigung ging nur an einen Teil der Empfänger.
• Es gab keinen Empfänger, weil weder Ansprechpartner noch Prüfer eine E-Mail-Adresse haben.
• Der Versand ist fehlgeschlagen.

Der Termin ist in allen vier Fällen gespeichert. Eine zugestellte Bestätigung steht mit der Zahl der Empfänger im Verlauf.

Zurückstellen

Mit dem Zurückstellen nehmen Sie einen Vorgang aus der aktiven Bearbeitung, etwa wenn der Kunde den Auftrag zurückzieht. Die Prüfung bleibt trotzdem fällig.

1. Öffnen Sie den Vorgang und klicken Sie im Detailbereich auf „Zurückstellen”. Das geht bei Vorgängen ohne Auftrag, angefragten und beauftragten Vorgängen.
2. Geben Sie einen Grund ein. Das Feld ist Pflicht.
3. Setzen Sie bei Bedarf ein Datum unter „Wiedervorlage am”.
4. Klicken Sie auf „Zurückstellen”.

Einen zurückgestellten Vorgang nehmen Sie wieder auf, indem Sie eine Anfrage senden oder den Auftrag erfassen.

Abschluss

Ein terminierter Auftrag schließt sich selbst ab. Sobald Sie eine Prüfung speichern und der Materialsatz danach keine fälligen Artikel mehr enthält, wechselt der Auftrag in den Zustand Durchgeführt. Das gilt nur für terminierte Aufträge.

Kann keine Prüfung mehr stattfinden, schließen Sie den Auftrag von Hand ab. Das ist zum Beispiel nötig, wenn die Artikel des Materialsatzes inzwischen archiviert sind.

1. Öffnen Sie den terminierten Auftrag.
2. Klicken Sie im Detailbereich auf „Auftrag abschließen”.
3. Bestätigen Sie die Rückfrage.

Der Auftrag gilt danach als durchgeführt, ohne dass eine Prüfung gespeichert wurde. Dieser Schritt lässt sich nicht zurücknehmen.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Unterpunkt „Aufträge” fehlt. Prüfen Sie Ihre Rolle. Fehlt die Zusatzfunktion, wenden Sie sich an den Support.
• Ein Materialsatz fehlt in der Liste. Prüfen Sie, ob sein Arbeitsbereich einem Kunden zugeordnet ist und ob die Artikel innerhalb des Vorlaufs fällig sind.
• Die Niederlassung steht nicht zur Wahl. Der Arbeitsbereich des Materialsatzes hat keine Niederlassung. Wählen Sie „Anderer Ort” und tragen Sie die Anschrift ein.