Interne Maßnahmen

Dieser Artikel zeigt, wie eine interne Maßnahme entsteht und wie Sie sie bis zur Erledigung bearbeiten.

Sie finden die Arbeitsliste im Menü unter „Prüfungen”, im Abschnitt Interne Maßnahmen.

Wie eine interne Maßnahme entsteht

Ein Infobanner auf dieser Seite beschreibt die Entstehung: Schließen Sie eine Prüfung mit dem Gesamtergebnis Reparatur erforderlich ab, legt die Anwendung automatisch eine Aufgabe für jedes Kriterium an, das eine interne Maßnahme hinterlegt hat und nicht mit Gut, Ja oder Nicht zutreffend bewertet wurde. Die Maßnahme selbst pflegen Sie am jeweiligen Kriterium im Prüfformular, siehe Maßnahmen und Haftungsausschluss.

Manche Aufgaben in dieser Liste zeigen beim Aufklappen keinen Ursprung, sondern den Hinweis „Manuell angelegt”. Wie eine solche Aufgabe ohne auslösende Prüfung entsteht, lässt sich aus dieser Oberfläche nicht erschließen. Sie bietet an keiner Stelle eine Schaltfläche, um selbst eine interne Maßnahme neu anzulegen.

Dass der Kunde sie nicht sieht

Die interne Maßnahme ist einer von zwei getrennten Maßnahmentexten an einem Prüfkriterium. Der Kunde sieht ausschließlich die Maßnahme für den Kunden im Einzelprüfprotokoll, nicht die interne Maßnahme, siehe Maßnahmen und Haftungsausschluss. Diese Arbeitsliste selbst ist ebenfalls ein rein internes Werkzeug.

Die Arbeitsliste

Drei Tabs gliedern die Liste: Offen, In Bearbeitung und Erledigt. Einen Tab für alle Aufgaben zugleich gibt es bewusst nicht. Die Liste ist als Arbeitsliste für offene Aufgaben gedacht. Der Tab Erledigt fasst sowohl erledigte als auch verworfene Aufgaben zusammen.

Filter stehen für Kunde als Freitext und für den zuständigen Bearbeiter einschließlich der Option „Nicht zugewiesen” zur Verfügung, dazu eine Volltextsuche.

Jede Zeile lässt sich aufklappen und zeigt die auslösende Prüfung mit Prüfformular, Kategorie, Kriterium und Ergebnis, dazu Prüfer, Prüfdatum und den Zeitpunkt der letzten Änderung. Von dort aus laden Sie das Einzelprüfprotokoll als PDF herunter oder öffnen die Artikelhistorie des betroffenen Artikels.

Ablauf einer Aufgabe

1. Zuweisen. Das Auswahlfeld für den zuständigen Bearbeiter lässt sich in jedem Status ändern. Die Option „Nicht zugewiesen” gibt es dabei nur im Status Offen. Eine bereits in Bearbeitung befindliche oder erledigte Aufgabe lässt sich über diese Oberfläche nicht mehr herrenlos machen.
2. In Bearbeitung. Dieser Button bleibt deaktiviert, solange kein Bearbeiter zugewiesen ist, mit dem Hinweis „Erst zuweisen, dann kann die Aufgabe in Bearbeitung gesetzt werden”.
3. Erledigt melden. Diese Aktion steht nur zur Verfügung, solange sich die Aufgabe in Bearbeitung befindet.
4. Wieder öffnen. Diese Aktion steht nur für erledigte oder verworfene Aufgaben zur Verfügung und setzt den Status zurück auf Offen.

Nach jedem Statuswechsel lädt die Anwendung die gerade aktive Ansicht neu. Eine Aufgabe, die Sie gerade in Bearbeitung gesetzt haben, verschwindet deshalb sofort sichtbar aus dem Tab Offen. Ein reines Zuweisen ohne Statuswechsel löst diesen Neuladevorgang dagegen nicht aus.

Schlägt eine dieser Aktionen fehl, zeigt die Anwendung einen Toast mit der Fehlermeldung des Servers, sofern vorhanden, sonst einem allgemeinen Text je Aktion.

Benachrichtigungen

Die Anwendung meldet sich bei der Person, der eine Aufgabe zugewiesen ist. Für eine Aufgabe ohne Zuweisung verschickt sie nichts. Neu entstandene Aufgaben sind deshalb in dieser Liste zu finden, am schnellsten über den Filter „Nicht zugewiesen”.

Wird Ihnen eine Aufgabe zugewiesen, erscheint eine Meldung in der Glocke oben rechts, und Sie erhalten eine E-Mail. Weisen Sie sich eine Aufgabe selbst zu, bleibt beides aus.

Ändert jemand anderes den Status einer Ihnen zugewiesenen Aufgabe, etwa weil eine Kollegin sie erledigt oder wieder öffnet, erscheint eine Meldung in der Glocke. Eine E-Mail geht dafür nicht hinaus.

Hat eine Aufgabe eine Frist und ist sie überfällig, erinnert die Anwendung am ersten Tag nach der Frist und danach jede Woche, bis die Aufgabe erledigt oder verworfen ist. Alle an diesem Tag fälligen Aufgaben einer Person stehen in einer gemeinsamen Meldung und einer gemeinsamen E-Mail. Aufgaben, die beim Abschluss einer Prüfung entstehen, haben keine Frist und lösen diese Erinnerung nicht aus.

Die Meldungen erscheinen nicht sofort, sondern innerhalb etwa einer Minute.

Ein Klick auf eine Meldung oder auf den Link in der E-Mail öffnet diese Liste mit der betroffenen Aufgabe aufgeklappt. Die Suche zeigt dann deren Nummer, und die Liste enthält nur diese Aufgabe, bis Sie einen Filter oder den Tab wechseln. Gibt es die Aufgabe nicht mehr, meldet die Anwendung „Der Mangel wurde nicht gefunden.” Die Erinnerung an überfällige Aufgaben öffnet den Tab Offen, gefiltert auf Ihre eigenen Aufgaben.

Die E-Mails bestellen Sie in den E-Mail-Einstellungen ab. Die Meldungen in der Glocke bleiben.