Prüfprotokoll

Dieser Artikel zeigt, wie Sie ein Prüfprotokoll erzeugen und wie Sie ein bereits erstelltes erneut herunterladen.

Sie finden ihn im Hauptmenü unter „Berichtswesen” im Abschnitt „Prüfprotokoll”. Was das Prüfprotokoll vom Prüfbericht und vom Einzelprüfprotokoll unterscheidet, zeigt die Kapitelübersicht.

Zwei Reiter gliedern die Seite: „Protokoll erstellen” und „Erstellte Protokolle”.

Protokoll erstellen

Materialsatz ist optional, Zeitraum von und bis sowie Ausgabesprache sind Pflicht. Anders als beim Prüfbericht gibt es hier keinen Prüfer-Filter und kein Feld für das Ausgabeformat: Ein Prüfprotokoll ist immer ein PDF. Einen Schalter für archivierte Artikel bietet dieser Reiter ebenfalls nicht.

Im optionalen Feld „Informationstext im Protokoll” tragen Sie einen Text ein, der im Kopfbereich des Protokolls erscheint. Die Spaltenauswahl funktioniert wie beim Prüfbericht: ein-/ausblendbar und per Drag & Drop sortierbar, siehe Prüfbericht. Standardmäßig sichtbar sind Produkt, Seriennummer, Weiter verwendbar, Prüfer, Erstnutzung, Letzte Prüfung und Nächste Prüfung. Standardmäßig ausgeblendet sind Beschreibung, Hersteller, Ablegedatum, Protokollnummer und Beschriftung. Die Spalte „Protokollnummer” zeigt je Zeile die Prüfprotokoll-Nummer des Einzelprüfprotokolls dieser Prüfung, wie unter Konfiguration eingestellt. Das ist nicht die fortlaufende Nummer dieses Prüfprotokolls, die der nächste Abschnitt beschreibt: Die beiden Nummern sind unabhängig voneinander gezählt.

Ein Klick auf „Protokoll erstellen” ist erst möglich, sobald ein Zeitraum gesetzt ist.

Die fortlaufende Nummer und die dauerhafte Ablage

Sobald Sie ein Protokoll erzeugen, legt die Anwendung es serverseitig ab und vergibt dafür eine eigene, fortlaufende Report-Nummer. Der Reiter „Erstellte Protokolle” zeigt danach automatisch die aktualisierte Liste. Das unterscheidet das Prüfprotokoll vom Prüfbericht: Ein Prüfbericht entsteht nur zum Herunterladen und hinterlässt keine solche Ablage.

Erstellte Protokolle

Dieser Reiter listet alle bisher erzeugten Prüfprotokolle mit Report-Nr., Erstellungsdatum, Materialsatz, Ersteller und Sprache. Ein Auswahlfeld grenzt die Liste auf einen Materialsatz ein, ein Suchfeld durchsucht Report-Nr., Materialsatz und Ersteller gleichzeitig.

Markieren Sie eine Zeile und klicken Sie auf „Protokoll herunterladen”, lädt die Anwendung genau die bereits erzeugte PDF-Datei erneut herunter, ohne ein neues Protokoll zu erstellen.

Die Fußzeile der Tabelle zeigt den Hinweis „Aufbewahrung: 10 Jahre · Format: PDF”. Das ist ein reiner Anzeigetext.

Wenn etwas schiefgeht

Für das Laden der Auswahllisten, das Laden der erstellten Protokolle, das Erzeugen und das erneute Herunterladen zeigt die Anwendung vier getrennte Meldungen: „Berichtsoptionen konnten nicht geladen werden.“, „Erstellte Protokolle konnten nicht geladen werden.”, „Das Protokoll konnte nicht erstellt werden.” und „Das Protokoll konnte nicht heruntergeladen werden.”