Kunden-Konfiguration

Dieser Artikel zeigt zwei getrennte Einstellungen: was Sie je einzelnem Kunden festlegen, und wie Ihr Unternehmen als Ganzes E-Mails an Kunden versendet.

Prüf-Einstellungen je Kunde

Diese Einstellungen pflegen Sie im Reiter „Prüf-Einstellungen” desselben Formulars, in dem Sie auch die Stammdaten eines Kunden bearbeiten, siehe Kunden verwalten.

• Prüfer — eine einzelne, optionale Zuordnung eines Prüfers zu diesem Kunden.
• Kunden über bevorstehende Prüfung benachrichtigen — ein Schalter, standardmäßig aus.
• Anzahl Tage vor Prüfung benachrichtigen — wie viele Tage vor einer fälligen Prüfung die Benachrichtigung erfolgt. Der Wert steht standardmäßig auf 30 und lässt sich nicht unter 1 setzen.

Nachrichtenkonfiguration

Anders als die Prüf-Einstellungen gilt diese Konfiguration nicht je Kunde, sondern einmal für Ihr gesamtes Unternehmen. Sie legt fest, über welchen Mailserver die Anwendung E-Mails an Ihre Kunden versendet, etwa die Benachrichtigung über eine bevorstehende Prüfung.

Sie finden sie im Hauptmenü unter „CRM” im Abschnitt „Konfiguration”, mit dem Seitentitel „Mail-Server Einstellungen”. Diese Seite steht einem engeren Kreis offen als die Kundenliste: Ein Arbeitsbereichs-Administrator hat hier anders als bei der Kundenliste keinen Zugriff.

Die Seite weist einleitend darauf hin, dass Sie einen eigenen Mailserver für den Versand an Ihre Kunden verwenden können, dieser aber eine große Anzahl an E-Mails zuverlässig verarbeiten können muss und Certado bei einem eigenen Mailserver keine Gewähr für die Zustellung übernimmt.

Die Felder im Einzelnen:

• Antwort-Adresse — die E-Mail-Adresse, an die Antworten Ihrer Kunden gehen. Ein Knopf leert das Feld.
• Eigenen Server verwenden — ein Schalter. Erst wenn er an ist, lassen sich die folgenden Felder ausfüllen: Absender-E-Mail, Hostname, Port, eine Checkbox für TLS, Benutzername und Passwort. Ohne eigenen Server bleiben diese Felder gesperrt.
• Passwort — die Anwendung zeigt das hinterlegte Passwort nie an, sondern nur den Hinweis, ob bereits eines gespeichert ist. Lassen Sie das Feld leer, behält die Anwendung ein vorhandenes Passwort bei.

Eine Statuszeile zeigt je nach Zustand „Bitte alle Pflichtfelder ausfüllen.“, „Nicht gespeicherte Änderungen.” oder „Alle Einstellungen gespeichert.”

Über die Schaltfläche „Test-Mail senden” schicken Sie eine Test-Mail an die eingetragene Antwort-Adresse. Sie steht erst zur Verfügung, wenn das Formular gültig ist und, bei aktiviertem eigenem Server, Absenderadresse, Hostname und Port ausgefüllt sind. Bei Erfolg bestätigt die Anwendung, dass die Test-Mail an die eingetragene Adresse versendet wurde, ein Fehlschlag zeigt „Test-Mail konnte nicht versendet werden.” Schlägt das Speichern der Konfiguration fehl, zeigt die Anwendung „Konfiguration konnte nicht gespeichert werden.”